Effektivisera bolaget med collaborationverktyg

kommunikationsverktyg

Att införa digitala kommunikationsverktyg gör inte bara medarbetarna mer produktiva – det minskar också deras stress. Interimschefen Ilkka Tähtinen berättar för Mesh om varför digitalisering och ökad tillväxt går hand i hand.

Ilkka Tähtinen är interimschefen med tjugo års erfarenhet av förändringsledning. Spetskompetens ligger inom att utveckla ledare och organisationer, med fokus på digitala verktyg för effektiv målstyrning och kommunikation. Han brinner för att skapa innovationskulturer som uppmuntrar till att nya idéer testas. Slutmålet är alltid att maximera kundvärdet – genom att fokusera på CX.

Hur kan digitaliseringen verka som en katalysator i tillväxtbolag?

– Vid tillväxt och snabba förändringar krävs effektiv och tydlig målstyrning. Det innefattar även kommunikationen, som kan effektiviseras med digitala verktyg. Många är fast i att driva sin organisation på ett föråldrat sätt. Ett exempel är tidskrävande fysiska möten och omoderna kanaler som e-post.

Ilkka menar att digitalisering måste genomsyra ledarskapet, kommunikationen och målstyrningen i en växande organisation. Detta är avgörande för att alla medarbetare ska förstå hur de bidrar till kundvärdet, samtidigt som transparens i bolaget håller alla uppdaterade om vad som är på gång. 

– Annars är risken stor att vänster hand inte vet vad höger hand gör. Det skapar onödig och resurskrävande friktion. Flexibiliteten som digitalisering och collaborationverktyg tillför skapar mer produktiva medarbetare eftersom de kan kommunicera och arbeta varifrån de vill.

Hur ser man till att digitaliseringsarbetet blir väl mottaget inom organisationen?

– Kommunikationen kring varför, hur och när digitaliseringen ska genomföras måste göras i ett tidigt skede. Berörda medarbetare ska känna delaktighet och att de får tillräcklig information kring införandet. Därtill är det av stor vikt att top management helt står bakom initiativet. Det görs bäst genom handling. Cheferna måste leda vägen för användandet av collaborationverktyg om det ska få genomslag. 

Ilkka fortsätter:

– Nyttoeffekten av digitaliseringsarbetet måste också gå att mäta, vilket görs bäst ur ett kundvärdeperspektiv.

Kan du ge exempel på ett framgångsrikt case som belyser just detta?

– Jag har exempelvis arbetat med att införa collaborationverktyg för förbättrad internkommunikation och transparens vid förändringsarbeten. Resultatet blev en ökad och snabbare dialog, både internt och externt med kunder. En annan effekt var ökad intern kunskap om vad som var på gång. När mätningen av utvecklingstakten kunde kommuniceras fick medarbetarna en tydligare bild av just detta. 

Ett högre arbetstempo och samtidigt minskad stress var ytterligare effekter som iakttogs när man införde digitala verktyg för ledarskap och teamarbete. 

– Många gånger har mina uppdragsgivare trott att det är mer resurskrävande än vad det faktiskt är att genomdriva digitalisering, säger Ilkka. När alla aktiviteter, prioriteringsområden och ansvarsfördelningen tydliggörs brukar de inse att inte är så krångligt. 

Vilken roll har humankapitalet i innovativa digitaliseringsprocesser? Har du något exempel på hur konsulter bidragit till förändringen?

– Humankapitalet och ledarskapet är centralt. Det är människor som driver digitalisering – inte tekniken. Inom personalgruppen finns det ofta väldigt bra idéer på hur verksamheten kan digitaliseras. Det som däremot saknas är ofta drivet att faktiskt genomföra förändringar. Där spelar konsulten en viktig roll i att katalysera och driva igenom digitaliseringen. Det är också vanligt att det redan finns collaborationverktyg på plats men att dessa inte används fullt ut. Då missar man en viktig möjlighet till att skapa ett dynamiskt och effektivt ledarskap. 

Internkommunikation som får medarbetarna att känna sig inkluderade är viktigt i varje bolags tillväxtresa. Att få ta del av Ilkkas insikter i hur moderna, digitala kommunikationsverktyg väsentligt underlättar detta är minst sagt inspirerande. Tusen tack till dig Ilkka, för att du delar med dig av dina erfarenheter!  

 

Intervjun med den interima konsulten Ilkka Tähtinen är en del av Meshs intervjuserie om att driva ledarskap i tillväxt. Medlemmarna i Meshs community för seniora chefer drivs av kunskapsutbyte. När vi delar med oss av insikter och erfarenheter växer både vi och våra verksamheter. 

Vill du få alla intervjuer skickade direkt till din inkorg? Prenumerera på vårt nyhetsbrev!